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IT関係 　 　 Q. グループウエアってなに？何ができるの？ A. ＩＴ社会が進歩してきて、いまや社員１人に1台のパソコンというのは常識になってきました。しかし、それぞれの仕事の進捗度合いや、顧客の情報など、各自が勝手に管理していて、担当者が不在のときは顧客からの要求にスピーディーに対応できないなど業務の効率化という観点からは単にパソコンをつなげているだけではせっかくの情報が生かされません。社員の行動予定や、顧客の連絡先、各自のアイデアや意見、また、仕事に関する情報や進捗度合いなどを社員全員で共有できたら、組織の活性化と軽快なフットワークをもたらしてくれます。これを実現してくれるのが「グループウエア」です。 主な機能としては次のようなものがあります。 WEBメール　アウトルックなどのメールソフトを起動することなくメールが使える。 ● 電子掲示板 連絡事項などを書き込み全員が参照できる。グループ毎の設定も可能。 ● スケジュール 利用者がそれぞれ自分の行動予定を書き込み全員で共有する。 ● アドレス帳 顧客の住所・電話番号・メールアドレスやその他の情報を全員で共有。 ● 施設予約 会議室や、社用車の利用予約を管理できる。 ● 備忘録 納期や締切りなど、忘れてはならないことを書き込む。優先順位もつけれる ● 伝言メモ 電話メモの機能で、内容を携帯電話のメールに転送することもできる。 ● ワークフロー 報告書や稟議書、申請書など一定の順路で回覧できる機能。承認・否認 なども管理できる。 このような便利な機能を持ったグループウエアですが、以前は、ロータス ノーツや、マイクロソフトエクスチェンジなど、高価なものしかありませんでした。中小企業には敷居が高くて手が出せないものでしたが、最近手ごろな値段の商品が開発されています。 サイボウズ社の「サイボウズOffice」、大塚商会の「Ｗｅｂ　ｄｅ　Ｓｔａｇｅ」などです。 利用方法は、サイボウズの場合、ソフトをダウンロードして、サーバー機にインストールするだけで、各クライアント機はインターネットエクスプローラなどのＷＥＢブラウザだけでOKです。 Ｗｅｂ　ｄｅ　Ｓｔａｇｅの場合は、サーバー機も必要ありません。大塚商会が管理するサーバーにアクセスするだけで利用できます。この場合はインターネットが利用できる環境であれば、社外からでもアクセスできます。 気になる値段は、サイボウズOfficeは、50人までの基本パックで198,000円、（ワークフローはオプションで99,800円）、Ｗｅｂ ｄｅ Ｓｔａｇｅは、アルファメールの追加機能として利用でき、10アカウント月額3,000円の利用料金です。（アルファメールは、50アカウント、ホームページディスク容量10メガで月額10,000円です。） 　 税務相談目次 | | 税務相談 | 弥生会計シリーズ | IT関係